Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
1. Rekisterinpitäjä
Koneunion Oy (Y-tunnus: 2485646-01, Temmeksentie 11 Ovi 18-20, 90400 Oulu)
Yhteydenotot tietosuojaa koskevissa asioissa: Eero Kaski, p. 040 841 7700, asiakaspalvelu@koneunion.fi
2. Rekisterin nimi
Koneunion Oy:n asiakasrekisteri.
3. Tietosuojakäytäntö
Koneunion Oy sitoutuu suojaamaan palveluidensa käyttäjien yksityisyyttä henkilötietolain (523/1999), tietoyhteiskuntakaaren (917/2014) sekä muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
Käyttäjä hyväksyy tämän tietosuojakäytännön ehdot käyttämällä sivustoamme. Käyttäjä antaa sivustoa käyttäessään Koneunion Oy:lle suostumuksen sivustoon liittyvien evästetiedostojen käyttöön ja tallentamiseen.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen, hallinnointi, kehittäminen ja analysointi sekä asiakasviestintä, jota voidaan toteuttaa myös sähköisesti. Tämän lisäksi henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on henkilötietolain mukainen henkilötietojen käsittely verkkopalveluihin liittyviin tarkoituksiin ja tutkimustoimintaan. Rekisterinpitäjä voi käyttää rekisteröidyltä saamiaan yhteystietoja suoramarkkinointiin. Henkilötietojen käsittely ja sen lainmukaisuus perustuvat EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Asiakasrekisterissä ylläpidetään tietoja asiakkaista, joita ovat: yritysasiakkaan nimi, henkilöasiakkaan nimi, y- tunnus, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, toimipiste, asiakasryhmä, pankkitili, maksuehto, koronlaskutapa, kieli, maa, valuutta, verokoodi, organisaatio, mahd. sähköpostiosoite, mahd. www-sivujen osoite, yrityksen riskiluokka, laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot, asiakkuuteen liittyvät tiedot, mahdollinen luotto- tai toimituskielto.
6. Rekisterissä käsiteltävät tiedot
Asiakkaan etu- ja sukunimi, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika tai henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi, sukupuoli, äidinkieli, tiedot markkinoinnin luvista ja kielloista, ostotapahtuma- ja asiointitiedot eri kanavissa, kanta-asiakastiedot ja muut vastaavat ryhmittelytiedot, käyttäjätunnus ja salasana, vaihtoehtoiset toimitusosoitteet sekä uutiskirjeen tilaamiseen liittyvät tiedot.
7. Rekisterin tietolähteet
Rekisteriin tallentuu ainoastaan henkilön sinne yhteystietolomakkeella ilmoittamat yhteystiedot. Rekisterin tietoja ei päivitetä muista tietolähteistä.
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset, EU ja ETA
Rekisterinpitäjä ei luovuta asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi lainsäädännön niin velvoittaessa sellaisiin tarkoituksiin, jotka eivät ole ristiriidassa Rekisteriselosteessa mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kanssa tai perintään liittyvissä asioissa. Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista.
9. Tietojen poistaminen
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti asiakkuuden voimassaolon ajan eli toimeksiannon päättymiseen asti. Tietoja voidaan poistaa asiakkaan vaatimuksesta. Lisäksi tietoja voidaan joutua poistamaan valvonnan seurauksena, mikäli asiakas väärinkäyttää palvelua tai harjoittaa palvelun avulla rikollista toimintaa tms.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta tietoja. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa määritellyn ajan mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
10. Rekisteröidyn tarkastus-, korjaus- ja kielto-oikeus
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän rekisteriasioita hoitavalle henkilölle.
Rekisterinpitäjä vastaa tietojen tarkastuspyyntöihin kirjallisesti. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän rekisteriasioita hoitavalle henkilölle: Koneunion Oy, Temmeksentie 11 Ovi 18-20, 90400 Oulu.
Jos asiakkaan tiedoissa on virheitä, asiakas voi esittää rekisterinpitäjälle pyynnön virheen korjaamiseksi. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten.
11. Henkilötietojen käsittelijät ja suojaus
Henkilötiedot säilytetään aina luottamuksellisina. Henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Manuaalisesti säilytettävät tiedot säilytetään aina lukitussa tilassa. Rekisterinpitäjän sähköisen asiakasrekisterin sisältämät tiedot on suojattu asianmukaisesti palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä.